“Silloin ajattelin, että tämä systeemi täytyy saada jotenkin tuotua nykyaikaan”, muistelee Outi Tuominen.
Vuosi oli 2011, ja hän oli juuri aloittanut Turun yliopistollisen keskussairaalan (TYKS) lasten- ja nuorten toimialueen varahenkilöstön apulaisosastonhoitajana. Hänen vastuullaan oli allokoida 18 varahoitajaa osastoille siten, että kaikilla osastoilla oli aina riittävä määrä sairaanhoitajia.
Tämä toimii! -sarja esittelee kuntien ja kaupunkien uusia toimintatapoja. Toimitus on valinnut juttujen aiheet journalistisen työn ja kunnille tehdyn kyselyn perusteella. Ehdotuksia onnistuneista uudistuksista voi yhä lähettää osoitteeseen: info@mustread.fiTämä toimii! esittelee onnistumisia
Toimialueella oli yhteensä 350 hoitajaa, joista osa oli aina poissa esimerkiksi sairauden vuoksi, ja lisäksi osastojen tarve hoitajille vaihteli päivästä toiseen.
Se ei ollut mikään helppo tehtävä. Hoitajilla on raskas työ ja paljon sairauspoissaoloja: sairaanhoitajilla keskimäärin 20 ja lähihoitajilla jopa 26 äkillistä poissaoloa vuodessa. Poissaoloja oli vaikea ennakoida, ja sijaisten etsimiseen käytetty työ oli pois esimiehen varsinaisesta hoitotyöstä.
Tuomisella ei myöskään ollut tehtävän suorittamiseen mitään erityisen sofistikoituneita välineitä.
“Työtä tehtiin ihan käsityönä sellaisen paperisen työvuorolistan avulla”, muistelee Tuominen.
Työvuorolista laadittiin aina kuudeksi viikoksi kerrallaan. Ongelma oli, että sillä ei saatu allokoitua hoitajia tehokkaasti.
“Kun julkaisin varahenkilöjärjestelmän kuuden viikon työvuorolistan, meni kaksi päivää, että kaikki henkilöt oli varattu.”
Osastot varasivat hoitajat itselleen etukäteen varmuuden vuoksi. Varahenkilöstöstä ei siis ollut apua, kun olisi pitänyt ratkaista hoitajien äkillisiä poissaoloja. Tilanne on tyypillinen monissa sairaaloissa. Se johtaa äärimmillään siihen, että hoitajia hankitaan nopealla aikataululla sairaalan ulkopuolelta: joko koulutettuja hoitajia kalliilta työnvuokrausfirmoilta tai vaihtoehtoisesti muodollisesti epäpäteviä sairaanhoitajaopiskelijoita suoraan koulusta. Joskus hoitajia ei kerta kaikkiaan ollut saatavilla, jolloin osastoilla oli työvoimavajausta, ja muut hoitajat joutuivat venymään.
Se oli tilanne, johon Outi Tuominen ja hänen työnantajansa ryhtyivät keksimään ratkaisua. Ratkaisun kehittely sai Tuomisen lukemaan itsensä ensin terveystieteiden maisteriksi ja myöhemmin tohtoriksi. Nykyään hän työskentelee lasten ja nuorten klinikan ylihoitajana TYKSissä.
Poissaolot iso ongelma
Väitöskirjassaan Rescheduling sudden absences of nursing staff in hospital settings Tuominen tarkasteli, millä tavoin hoitajien ja esimiesten työ muuttui sen jälkeen, kun nämä ottivat käyttöön hoitajien työtä koordinoivan resursointisovelluksen. Samalla Tuominen analysoi hoitajien kokemuksia niin kutsutusta lainahoitajamallista, jossa hoitajat voivat siirtyä yhdeltä osastolta toiselle tarpeen mukaan.
Aikaisemmin varahenkilöjärjestelmä oli sairaaloiden ainoa tapa järjestellä hoitajien äkillisiä poissaoloja. Siinä osa hoitajista työskentelee pysyvästi varahoitajina, ja he siirtyivät tarpeen mukaan osastoille tuuraamaan sairastuneita hoitajia. Se on edelleen käytössä, mutta monessa sairaalassa sen rinnalle on otettu lainahoitajamalli.
Lainahoitajamallissa jokaisella osastolla on hoitajia, jotka ovat tarpeen vaatiessa valmiita siirtymään yhdeltä sairaalan osastolta toiselle varahenkilöstön rinnalla tai sen sijaan, että sairaala vuokraisi väliaikaista ulkopuolista työvoimaa. Käytännössä lainahoitajamallia hallinnoidaan tavallisella Excel-taulukkolaskentaohjelmalla.
Varahenkilöjärjestelmä sellaisenaan ei ollut riittävän notkea järjestelmä vastaamaan sairaalan osastojen tilanteiden vaihteluihin.
“Varahoitajajärjestelmällä on usein taipumus dilutoitua siten, että varainhoitajista tulee pysyvä osa vakinaista henkilökuntaa”, toteaa Tuominen. Osastot varaavat hoitajat varmuuden vuoksi hyvissä ajoin siten, että ajan myötä heistä tulee tosiasiallisesti osastojen pysyviä jäseniä. Kun korvaavia hoitajia sitten oikeasti tarvitaan, heitä ei saada mistään. Järjestelmä teettää osastojen esimiehille valtavasti turhaa työtä ja johtaa ulkopuolisten sijaisten palkkaamiseen.
“Uudessa järjestelmässä hoitajaresursseja käytetään tehokkaammin varahenkilöstön rinnalla siten, että jos jollain osastolla on hiukan rauhallisempaa, sieltä voidaan siirtää hoitajia toiselle, kiireisemmälle osastolle”, kuvailee Tuominen. Tätä, vara- ja lainahenkilöstön käyttöä rinnakkain, kutsutaan päivittäisen resurssoinnin mallliksi.
Lainahoitajajärjestelmään siirtyminen ei sujunut aivan ongelmitta. Sairaaloiden osastot eroavat toisistaan paljon, ja niiden työntekijöille kehittyy helposti vahva ammatti-identiteetti. Alussa hoitajat vierastivat ajatusta, että toisen osaston hoitajat tulisivat heille auttamaan tai että he itse lähtisivät toiselle osastolle tuuraamaan.
“Ihmiset ajattelevat herkästi, että ‘tämä on meidän yksikkömme, ja meillä on omat sääntömme’. Ihmisillä on yllättävän korkea kynnys lähteä katsomaan, mitä siellä naapurissa tapahtuu ja ottamaan mallia siitä”, kuvailee Tuominen.
Muutos vaatiikin aikaa, varoittaa Tuominen.
“Meillä meni kaksi vuotta työkulttuurin muuttumiseen niin paljon, ettei enää päivittäin käyty keskusteluja siitä, miksi täytyy mennä jonnekin muualle.”
Käytössä oleva järjestelmä sallii äärimmillään vapaan hoitohenkilökunnan haun myös muualta sairaalasta. Esimerkiksi infektiokaudella poissaolot kaksin- tai jopa kolminkertaistuivat, minkä seurauksena varahenkilöstön hoitajat eivät riitä.
Tehokkaammin ja paremmin
Esimiesten ajankäytön näkökulmasta siirtyminen varahenkilöjärjestelmästä lainahenkilöjärjestelmään oli suorastaan mullistava.
“Uuden järjestelmän myötä esimiesten käyttämä työaika poissaolojen järjestelyyn väheni puolella. Käytännössä se tarkoittaa, että esimiehet käyttävät viikossa neljästä viiteen tuntiin vähemmän aikaa sijaisjärjestelyihin”, kertoo Tuominen.
Tuominen osoitti väitöskirjassaan, että perinteisellä menetelmällä osastonhoitaja teki enimmillään jopa 19 työsuoritetta – puhelua, sähköpostia tai keskustelua – saadakseen järjestettyä yhden sijaisen puuttuvalle työntekijälle.
Kun osasto ryhtyi käyttämään Excel-sovellusta päivittäisen resurssoinnin mallin toteuttamisessa työsuoritteiden määrä laski kahdeksaan.
Uuteen järjestelmään siirtymisestä oli hyötyä myös terveydenhuollon asiakkaille, potilaille. Kun hoitajien poissaolot kyettiin hoitamaan tehokkaammin ja pienemmällä vaivalla, se näkyi myös hoidon laadun paranemisena.
Uuden järjestelmän myötä tilanteet, joissa poissaolevan hoitajan tilalle ei saatu korvaavaa hoitajaa, vähenivät selvästi. Näin osastot toimivat useammin täydellä kapasiteetilla, mikä vähensi hoitajien kiirettä.
“Hoitajat tekevät pääsääntöisesti kolmivuorotyötä, joka jo sellaisenaan aiheuttaa stressiä ja kovaa rasitusta. Järjestelmä, jossa työvuorojen muutokset ovat paremmin ennakoitavissa, rauhoittaa hoitajien työtä”, Tuominen sanoo.
Samaan suuntaan vaikutti sekin, että uudessa järjestelmässä tarve käyttää sairaalan ulkopuolisia sijaisia väheni myös.
“Hoitovirheiden todennäköisyys vähenee, kun töissä on henkilöitä, joilla on aikaisempaa kokemusta samalla toimialueella työskentelystä”, toteaa Tuominen.
Kaikki parannukset säästivät myös selvää rahaa.
“Noin kolmensadan hoitajan yksikössä helposti säästää yhden, jopa kahden hoitajan vuosipalkan, kun hyödynnetään päivittäisen resurssoinin mallia mahdollisimman tehokkaasti”, laskee Tuominen.
Avoin järjestelmä antaa mahdollisuuksia
Jyväskylässä sijaitseva Keski-Suomen keskussairaala otti Outi Tuomisen kehittelemän mallin käyttöön vuoden 2014 lopussa. Siellä palvelupäällikkö Minna Helenius johtaa keskitettyä henkilöstöresurssiyksikköä, johon kuuluu 42 sairaanhoitajaa, neljä perushoitajaa ja kaksi palvelukoordinaattoria.
Keskussairaalan sairaalahoidon viidestä palvelualueesta kolme käyttää Heleniuksen yksikön palveluita: Konservatiivinen, operatiivinen sekä psykiatrinen palvelualue. Konservatiivisella palvelualueella on esimerkiksi lasten ja sisätautien osastot, operatiivisella alueella esimerkiksi korva-, nenä- ja kurkkutaudit sekä kirurgia. Ainoastaan päivystyksen ja ensihoidon palvelualue on järjestelmän ulkopuolella.
Keski-Suomen keskussairaalan käyttämän järjestelmän keskeinen ominaisuus on, että hoitohenkilöstöä siirretään osastolta toiselle hyvin vapaasti, jopa yli palvelualuerajojen.
“Varahenkilöstön hoitajat ovat valmiita menemään minne vain, vaihtamaan tarpeen mukaan osastosta toiseen”, vakuuttaa Helenius.
“Jopa psykiatrisen alueen varahenkilö voidaan siirtää somaattiselle osastolle. Toki ihmisten osaaminen täytyy ottaa huomioon. Mutta periaatteessa laina- ja varahoitajat voivat työskennellä jopa teho-osastolla työparina.”
Toinen järjestelmän keskeinen ominaisuus on, että se on avoin kaikille, myös hoitajille. Hoitajat voivat myös käyttää järjestelmää itse yhdessä osastonhoitajien kanssa.
“Kaikki organisaation työntekijät voivat tietyin pelisäännöin varata järjestelmästä sopivan varahenkilön sellaisessa tilanteessa, että joku on sairastunut tai on muusta syystä pois sekä myös siinä tilanteessa, että potilaita on osastolla poikkeuksellisen paljon”, toteaa Helenius.
“Jos sisätautiosastolta puuttuu hoitaja, osaston työntekijä voi laittaa resurssipankkijärjestelmään varauspyynnön, joka näkyy kaikille osastoille. Silloin joku toinen osasto voi vastata järjestelmän kautta, että meillä on hyvä tilanne, saatte meiltä hoitajan avuksi.”
Joustava järjestelmä on huolehtinut siitä, että sairaala ei joudu käyttämään ulkopuolista apua.
“Meillä ei ole oikeastaan ollenkaan sairaalan ulkopuolelta palkattuja keikkatyöläisiä“, toteaa Helenius.
Olennaista järjestelmässä on, että yksiköt voivat tehdä omia tarpeitaan koskevia varauksia järjestelmään kolmen arkipäivän päähän. Yhteisöllinen työvuorosuunnittelu antaa varahenkilöstölle jonkin verran mahdollisuuksia suunnitella työtään omien tarpeiden ja mieltymysten mukaan. Varahenkilöstössä työskentely perustuu vapaaehtoisuuteen, mikä parantaa työntekijöiden motivaatiota ja sitoutuneisuutta yhteisiin tavoitteisiin.
“Kun järjestelmä otettiin käyttöön, monet epäilivät, että ihmiset käyttävät järjestelmää väärin tai tulee virheitä. Viiden vuoden kokemuksella voin sanoa, että virheitä on äärimmäisen vähän, toteaa Helenius.
Viime kädessä pääkäyttäjä pitää huolta siitä, että kokonaisuus pelaa. Poissaolojen selvittäminen vaatii kuitenkin paljon vähemmän työtä kuin ennen.
“Minä lähinnä tarkkailen järjestelmän toimintaa, teen taustatyötä ja pidemmän ajan suunnittelua. Tarpeen tullen myös muutan varahenkilöiden työvuorosuunnitelmia, mutta kaiken kaikkiaan järjestelmä vapauttaa työvoimaa muihin tehtäviiin”, vakuuttaa Helenius.
Järjestelmä huolehtii tehokkuudesta
Taulukkolaskentaohjelma tuottaa muun työn ohessa valtavasti hyödyllistä informaatiota, jota voidaan käyttää työn organisoimiseen entistäkin paremmin. Järjestelmään kertyy tarkka tieto siitä, kuinka montaa hoitajaa kullakin osastolla on kulloinkin työskennellyt, kuinka paljon on ollut poissaoloja ja mistä puuttuvat hoitajat on siirretty.
Järjestelmän tuottamien raporttien perusteella on esimerkiksi helppo analysoida, millä osastolla on tarpeeksi hoitajia ja millä liian vähän.
“Me näemme raporteista esimerkiksi, kuinka suuri osa varahenkilöistä on ollut kulloinkin vapaalla eli varahenkilölle ei ole ollut tarvetta. Meillä se prosentti on nykyään todella pieni.”
Raporteista näkee myös sen, että pienemmät yksiköt joutuvat herkemmin käyttämään varahenkilöitä, mikäli oman yksikön hoitajat ovat äkisti poissa.
Järjestelmä on edesauttanut ja kehittänyt varahenkilöjärjestelmän työtä. He ovat oma yksikkö, jolla on oma esimies. Se on parantanut heidän työtyytyväisyyttään ja kokemustaan oman työn hallinnasta.
Aikaisemmin varahenkilöt saattoivat kokea olevansa suorastaan hiukan heitteillä, mutta nykyään varahenkilönä työskentely on ihmisille yksi mahdollinen urakehityksen malli. Se ei ole järjestelmän tietoinen tavoite, mutta myönteinen sivutuote, toteaa Helenius.
Sarjassa aiemmin ilmestynyt:
Podcast: Porvoossa kaupunginosan päästöt pienenivät kolmanneksella vain kaavoitusta muuttamalla
Tämän sisällön mahdollistavat Suomen Kuntaliitto ry ja Kuntarahoitus Oyj.
Journalistinen päätösvalta on MustReadin toimituksella.
Keskustelu
Tätä juttua ei ole vielä kommentoitu.