Vaasa otti kokeilut osaksi arkea – ja pian yksi kaupungin hortonomeista varjosti jo hollantilaisia kollegoitaan

Pari vuotta sitten Vaasa päätti ryhtyä rohkeasti etsimään uusia toimintatapoja kokeilemalla. Nyt takana on jo 42 kokeilua ja oma malli siihen, miten asioita kannattaa viedä eteenpäin. Onnistumisen salaisuus on strategiaan kirjattu yhteinen tahtotila ja poliitikkojen ja ylimmän johdon vankkumaton tuki. VAPAA LUKOIKEUS

Hanna Säntti
Vaasan kaupunki ja yritykset haastoivat viime syksynä opiskelijat miettimään, miten kaupungin tyhjiä tiloja voisi käyttää startupien hyödyksi ja miten Vaasaan saadaan lisää viihtyisyyttä. Voittajille on luvassa oikotie kesätöihin. Kuva: Wärtsilä Finland Oy

”Erityisen hyödyllinen tällainen mahdollisuus on niille, jotka pystyvät vaikuttamaan kaupungin rahankäyttöön”, miettii hortonomi Leila Roininen Vaasan väliaikaisen kaupungintalon pienessä neuvotteluhuoneessa. 

Tämä toimii! esittelee onnistumisia 

Tämä toimii! -sarja esittelee kuntien ja kaupunkien uusia toimintatapoja. Toimitus on valinnut juttujen aiheet journalistisen työn ja kunnille tehdyn kyselyn perusteella. Ehdotuksia onnistuneista uudistuksista voi yhä lähettää osoitteeseen: info@mustread.fi

Puhe on Vaasan kehittämästä Job Shadow -mallista, jonka idea on avata kaupungin palveluksessa oleville ammattilaisille mahdollisuus lähteä maailmalle oppimaan, miten asioita muualla tehdään. 

Roinisen kohdalla ”varjostusreissu” tarkoitti kahden viikon visiittiä Hollantiin. Sen aikana hän tutustui kollegoidensa työhön Amstelveenin kaupungissa. 

Viheralueita suunnittelevan Roinisen matkan nimetty tarkoitus oli tutustua hulevesien – siis sade- ja sulamisvesien – fiksuun hallintaan eli haasteeseen, jonka tärkeys ei ilmastonmuutoksen edetessä ainakaan vähene.

Mukaan tarttui kuitenkin paljon muutakin. Euroopan suurimmilta julkisten ulkotilojen messuilta Roininen haali esimerkiksi kassikaupalla esitteitä ympäristöystävällisistä materiaaleista ja kiertotalouden ratkaisuista, joista ei Suomessa ole vielä kuultukaan.

Leila Roinisen matkaan tarttui Hollannista monta ideaa.

”Tutustumiskohteessani käytettiin istutuksissa paljon enemmän kestäviä ja helppohoitoisia luonnonkasveja. Hulevesiratkaisut olivat osa puistojen perusratkaisua, jonka ympärille muu toiminta rakennetaan. Viherpuolen työmatkat taittuivat pitkälti sähköautoilla ja -pyörillä ja ihan tavallisillakin fillareilla”, Roininen luettelee huomioitaan. 

”Meidänkin pitää saada lisää pyöriä käyttöön, kunhan keksimme miten työkalut saadaan kulkemaan matkassa. Välimatkat ovat Vaasan keskustassa aika lyhyitä, joten pyörät olisivat usein autoja kätevämpiäkin”, hän pohtii. 

Amsterdamin vauraisiin nukkumalähiöihin kuuluvassa Amstelveenissä raha ei vaikuttanut olevan suurempi rajoite, mikä oli tiukkaan kuntatalouteen tottuneelle suomalaiselle yllätys. Roininen suodattikin näkemäänsä koko ajan myös eurot mielessään.

”Mietin, miten Hollannin ratkaisuja voisi soveltaa Suomessa niin, että ympäristöä olisi silti mahdollisimman helppo hoitaa.”

Kokeilut ovat osa strategiaa

Roininen reissasi Hollannissa viime syksynä. Lähtölaukauksen Job Shadow -ohjelma ja Vaasan muut kokeilut saivat kuitenkin jo pari vuotta aiemmin, kun viranhaltijat ja tuoreet valtuutetut pohtivat kaupungin uutta strategiaa. 

”Strategiassa keskeisiksi arvoiksi nousivat rohkeus ja nopeus sekä pyrkimys kokeilla ja etsiä uusia toimintatapoja”, kertoo strategia- ja hankesuunnittelija Maria Backman

Vajaan 68 000 asukkaan Vaasan haasteet ovat tuttuja monessa muussakin kunnassa. Valtionosuuksien leikkaaminen on pakottanut kaupungin viime vuosina tiukalle säästökuurille ja patistanut etsimään uusia toimintatapoja. Samaan aikaan pitäisi silti löytää rahaa ja uskallusta satsata myös niihin asioihin, joilla tulevaisuutta rakennetaan. 

Jotta strategian sanat muuttuisivat lihaksi, vaasalaiset päättivät lähteä rakentamaan kokeiluihin omaa malliaan. Osviittaa käytännön askelmerkkeihin on haettu niin Kuntaliiton kokeilujalostamon periaatteista kuin Sitran konsepteistakin. Inspiraatiota ovat antaneet myös pääministeri Juha Sipilän (kesk.) hallituksen Kokeileva Suomihankkeen materiaalit.   

”Meiltä osallistui neljä tiimiä Kuntaliiton työpajoihin, joissa systemaattisesti harjoiteltiin, miten ideoista jalostetaan toimivia kokeiluja”, kertoo markkinointisuunnittelija Pauliina Pääkkönen, joka puolitoista vuotta juurrutti päätyökseen kokeilukulttuuria kaupungin organisaatioon.   

Pauliina Pääkkönen (vas.) ja Maria Backman ovat parin viime vuoden aikana innostaneet Vaasan kaupungin työntekijöitä ideoimaan ja kokeilemaan rohkeasti.

Uusia ratkaisuja käytännön haasteisiin

Kokeilemisen tarkoitus on tietysti hakea uusia ratkaisuja juuri niihin tarpeisiin, joissa kaupunkilaiset näkevät eniten kehitettävää. Vaasassa tämä on pyritty varmistamaan muun muassa kuntalaiskyselyllä, joka tehtiin vuonna 2017. 

Seitsemän tärkeää askelta 

Vaasan kehittämässä mallissa kokeilukulttuuria edistetään seitsemällä askeleella: 

  1. Ajatushautomoissa etsitään ideoita isojen haasteiden ratkaisemiseksi. 
  2. Kokeilujalostamossa ideaa työstetään eteenpäin palvelumuotoilun keinoin.
  3. Konseptia testataan parin viikon mittaisella käytännön kokeilulla. 
  4. Kokeilu esitellään tilaisuudessa, jossa annetaan myös rakentavaa palautetta. 
  5. Jatkoon päätyvät kokeilut voivat hakea käynnistysrahaa. Käsittely hoituu parissa viikossa. 
  6. Käynnistetään pidempi, kuukaudesta vuoteen ulottuva kokeilujakso. 
  7. Raportointi ja seurantatyöpaja, jossa kokeilun oppeja arvioidaan.  

Kuntaliiton työpajoissa vaasalaistiimit hakivatkin ratkaisuja hyvin käytännönläheisiin kysymyksiin: Sosiaali- ja terveystoimen väki mietti yhdessä sivistyspuolen työntekijöiden kanssa, millainen tulevaisuuden perhekeskus voisi olla. Varhaiskasvatuksen ja liikuntatoimen ihmisten pähkinänä taas oli keksiä, miten päiväkoti-ikäiset saataisiin liikkumaan enemmän. 

Pääosin kaupunginvaltuutetuista koostuva porukka syventyi puolestaan keksimään keinoja, joilla Vaasassa opiskelevat korkeakouluopiskelijat saataisiin juurtumaan kaupunkiin nykyistä pysyvämmin. Vaikka Vaasan yliopistossa ja kaupungin viidessä muussa korkeakouluyksikössä on peräti 13 000 opiskelijaa, alkaa pula insinööreistä, sairaanhoitajista ja muista ammattilaisista olla Vaasan seudullakin kasvun este.

”Tärkeää uuden kulttuurin luomisessa on se, että kokeiluille on sekä luottamushenkilöiden että kaupungin johdon tuki”, Pääkkönen sanoo. 

Työtä opiskelijoiden juurruttamiseksi on jatkettu sittemmin Vaasassa useammassakin eri kokeilussa, ja  myös opiskelijat on otettu mukaan miettimään ratkaisuja. Marraskuussa mukaan otettiin myös tulevaisuuden tekijöitä kaipaavat paikalliset yritykset.

Kaikkiaan vaasalaiset ovat viime vuoden loppuun mennessä ehtineet tehdä 42 kokeilua, joihin on käytetty noin 15 000 euroa suoraan kokeiluihin korvamerkittyä rahaa, jos kohta isompi osa kuluista on katettu suoraan hallinnonalojen omista budjeteista. 

Ideoiden jalostaminen on raakaa duunia

Kuntaliiton työpajoihin pääsi mukaan vain pieni porukka, mutta kaupungin järjestämiin omiin ajatushautomoihin on osallistunut jo noin 450 kaupungin työntekijää ja sidosryhmien edustajaa eri rooleissa. Pidemmälle vietyihin, kaupunkikehityksen kokeilujalostamoihin on osallistunut 166 ihmistä.  

Job Shadow -mallin perusidea singahti ilmaan, kun Vaasalle laadittiin kansainvälistä ohjelmaa. Sen jälkeen alkoi raaka käytännön työ. 

Piti selvittää, millaisia malleja muissa kaupungeissa on. Ammoin muodikkaat virkamiesvaihdot eivät tuntuneet toimivalta tavalta hakea uutta oppia ja ideoita. Vain yhden ihmisen työn seuraaminen ei sekään tuntunut hyvältä vaihtoehdolta, joten malli kiteytyi vaihtoon, jossa tutustutaan laajemmin kollegoiden työhön ulkomailla. 

Päätettiin myös, että lähtijät järjestäisivät itse sopivan vierailukohteen, kaupunki taas maksasi normaaliin tapaan palkan ja kohtuulliset matkakulut ja työntekijän lähettävä yksikkö kuittaisi kulut mahdollisesti tarvittavista sijaisjärjestelyistä.  

Kun filosofinen pohja oli saatu kohdilleen, piti vielä ratkaista lukematon määrä käytännön asioita. 

”Esimerkiksi vakuutukset vaativat aika paljon selvittelyä”, huokaa Backman. 

Neljä varjostajaa pääsi matkaan

Syksyllä 2018  oltiin siinä pisteessä, että oli aika järjestää Job Shadow -ohjelman ensimmäinen hakukierros. Hyviä, esimiehen siunaamia ehdotuksia tuli kaikkiaan 13 hakijalta, joista matkaan pääsi viime syksynä lopulta 4 onnekasta. 

Roinisen lisäksi reissuun lähtivät puheterapeutti, apuvälinelainaamossa työskentelevä ergoterapeutti ja uusia vaasalaisia palvelevan Vaasa Welcome Officen työntekijä.

”Yksi tärkeä valintaperuste on, että työntekijä lähtee hakemaan sellaista oppia, joka on kaupungin strategian kannalta keskeistä”, muistuttaa Backman.

Reissun jälkeen varjostajat ovat kertoneet kollegoilleen, miten asioita muulla tehdään. Oppeja on jaettu myös kaupungin intranettiin kirjoitetuissa blogeissa. 

Tämän vuoden hakukierros on parhaillaan meneillään ja päättyy tammikuun lopussa. 

”Job Shadow -malli on hieno mahdollisuus oppia uutta ja lisätä työntekijöiden motivaatiota”, sanoo puheterapeutti Mathilda Bonden.

Varjostaminen avaa silmät

Varjostaminen avaa silmät myös sille, mikä on kotona jo hyvin mallillaan. Tai näin kävi ainakin Mathilda Bondenille, joka vietti neljä viikkoa Tukholmassa tutustumalla monikielisille lapsille tarjottavaan puheterapiaan. 

”Tajusin, että Suomessakin on paljon osaamista. Terapiat myös toteutuvat täällä paremmin, koska voimme lähettää lapsia maksusitoumuksen kanssa yksityiselle puolelle”, miettii Bonden työhuoneessaan, jonka ikkunalaudalla valtaa pitävät puhterapeutin tärkeisiin työkavereihin kuuluvat pehmolelut. 

Lasten tutkimiseen liittyvä prosessi oli sen sijaan konseptoitu Tukholmassa selvästi tarkemmin kuin Vaasassa. Syy voi tosin olla yksinkertaisesti se, että isossa organisaatiossa asiat on pakko määritellä tarkemmin. 

Oikean diagnoosin ja avun saaminen on tärkeää, sillä heikko puheenkehitys johtaa helposti muihin ongelmiin. Jos kielellinen kehitys ei ole kunnossa, muutkin oppimistulokset usein heikkenevät ja lapsen turhautuminen voi oirehtia käytöshäiriöinä. 

Maahanmuuttajataustaiset lapset ovat puheterapian asiakaskunnassa yliedustettuina, vaikka useamman kielen käyttämisestä ei sinällään ole puheen kehitykselle mitään haittaa. Syyt ovat usein enemmänkin sosioekonomisia ja toisinaan myös kulttuurisia. 

”Kaikissa kulttuureissa aikuiset eivät esimerkiksi juurikaan puhu lapsille, jolloin kielellinen altistus jää yksinkertaisesti liian pieneksi tai on lähinnä sisarusten varassa. Lapsille lukeminen voi myös olla vierasta. Vanhemmille on tärkeä näyttää, miten lapsen kielellistä kehitystä voi tukea kotona jopa silloin, jos oma lukutaito on jäänyt hataraksi.”

Tukholmassa paino näytti olevan vielä enemmän vanhempien neuvomisessa, koska resursseja pidempiin terapioihin oli vähemmän, pohtii Bonden reissunsa oppeja.  

Kokeilu voi myös epäonnistua

Vaasassa rohkea kokeileminen on kirjattu kaupungin strategiaan. Kokeilukulttuurin rakentamiselle on johdon vankka tuki sekä poliittisella puolella että virkakunnassa. Oppia ideoiden löytämiseen ja jalostamiseen on haettu systemaattisesti. Budjetissa on osoitettu kokeiluille omaa rahaa, ja tietoa on jaettu lukuisissa työpajoissa ja tapaamisissa. 

Ketteryys ei silti ole yleensä ensimmäinen sana, jolla julkista hallintoa kuvataan. Millaisia esteitä Vaasassa on jouduttu ylittämään, jotta ideat alkavat jalostua kokeiluiksi ja kokeilut uusiksi toimintatavoiksi, joilla palveluita voidaan tuottaa aiempaa paremmin ja tehokkaammin?

Kokeilukulttuuria Vaasaan juurruttaneet Pääkkönen, Backman ja kaupungin kehitysjohtajan tittelin juuri yhteiskuntasuhdejohtajaksi vaihtanut  Susanna Slotte-Kock katsovat toisiaan. Taitaapa joku vähän huokaistakin – muutos ei tunnetusti ole aina helppoa. 

”Tärkeää on se, että on myös varaa epäonnistua. Eiväthän kaikki kokeilut voi päästä aina tavoitteisiinsa”, Slotte-Kock sanoo. 

Hallinnon siiloutuminen on myös Vaasassa tuttu huoli. Kaikkien kokeilujen pitääkin olla aina poikkihallinnollisia. Siksi työpajoissa on pyritty törmäyttämään kehittämishaluisia ihmisiä kaupungin eri organisaatioita ja ottaa mukaan myös muut sidosryhmät: korkeakoulujen väki ja opiskelijat, yritysten ihmiset ja järjestöjen edustajat.  

”Joskus tosin huomaa, että jos kehitysidea tulee oman tutun viiteryhmän ulkopuolelta, asenne voi ainakin alkuun olla nihkeä. Tärkeä kysymys kokeilemisessa on, voisiko olla näin”, Pääkkönen kiteyttää. 

Yhdessä tekeminen on kuitenkin tapa lisätä vuoropuhelua palveluiden tuottajien ja kaupunkilaisten välillä ja mahdollistaa se, että yhä useampi kokee kaupungin omakseen. 

Hanke on liian raskas tapa edetä

Raha on kunnissa niukka resurssi ympäri Suomen, mutta onko kokeileminen kallista?

Voi olla – tai sitten ei. Jos ryhtyy kehittämään kännykkäsovellusta, jolla koululaisia voisi innostaa liikkumaan koulumatkoilla, rahaa saa kulumaan vaikka kuinka paljon. Jos taas miettii, miten jonkun asian voisi tehdä toisin, lasku voi olla nolla euroa. 

”Usein kyse on siitä, että mietitään jokin prosessi uusiksi. Se ei välttämättä maksa mitään, vaan voi pikemminkin säästää rahaa”, Pääkkönen muistuttaa. 

Kokeilukulttuuria lähdettiin edistämään Vaasassa myös siksi, että käytännön elämä oli opettanut, että hankkeet ovat liian raskas tapa edetä, kun toimintaa yritetään kehittää. 

”Hankkeen valmisteleminen ja rahoitushakemuksen tekeminen on hirveän raskas ja aikaa vievä tapa toimia. Kokeilu tarjoaa kevyemmän ja nopeamman tavan päästä eteenpäin”, Slotte-Kock pohtii. 

Jotta kokeileminen ei menisi sekoiluksi, pitää asioita tietysti edistää systemaattisesti. Kokeilulle on laadittu Vaasassa tarkat tavoitteet ja niiden pitäisi olla skaalautuvia. Tulokset pitää myös raportoida niin, että kokemuksista pystytään ammentamaan käytännön oppia. 

”Uusien toimintatapojen suurin anti on tähän mennessä ollut se, että olemme oppineet notkeammin ideoimaan ja kokeilemaan. Toivon, että tulevaisuudessa pääsemme kokeilevalla kehittämisellä isommin käsiksi myös palveluiden tuottamiseen”, miettii Pääkkönen.  

Tekemisen meininki tarttuu

Kokeilukulttuuriin juurtumista on saattanut edistää myös se, että Vaasa vaikuttaa löytäneen vaihteen, jolla myös kaupunkistrategian rohkeutta ja nopeutta korostavat kirjaukset ovat saaneet ilmaa siipiensä alle. 

Tai siltä ainakin tuntuu, kun Backman kertoo, mitä kaikkea Vaasassa on tekeillä:

Vaasan energiaklusterin johtoyrityksiin kuuluvan Wärtsilän ja sen yhteistyökumppaneiden uuden innovaatiokeskuksen vaatimia kaavoja on tehty hankkeen julkistamisesta lähtien lähes yötä päivää. Siksi rakentaminenkin on jo vauhdissa. 

Merenkurkun toisella puolella sijaitsevan Uumajan ja Vaasan yhteiset varustamo- ja satamayhtiöt operoivat liikennettä lahden yli. 

Runsorin alueen muiden energiayritysten viereen on kaavoitettu Euroopan suurimmat teollisuustontit sen varalle, että Vaasa saisi pian iloisia akku-uutisia, vaikka Northvoltin ja Teslan tehtaat menivät harmittavasti ohi suun. 

Aivan ydinkeskustan kupeessa sijaitsevan vanhan raviradan aluettakin kaavoitetaan rivakasti samalla kun yritetään varmistaa, että uusin tekniikka saadaan alueella mahdollisimman laajasti käyttöön. 

2000-luvulla voimakkaasti kasvanut energiaklusteri kun on Vaasan kiistaton valttikortti. Alan yrityksiä on kaupungissa jo 160 ja työpaikkoja peräti 12 000. Wärtsilän ja ABB:n kaltaisten suuryritysten myötä meno on myös varsin kansainvälistä. 

Niiltä osin kuin energiaklusterin menestys on kiinni kaupungin toimista, jatkonkin pitäisi olla turvattu. Kaikki vaasalaislapset altistetaan energia-asioille jo päiväkodissa. Energiapolkua kuljetaan myös kouluissa ekaluokalta aina ammattiopintoihin asti.  

Lotta Rautio ja Jaakko Löytynoja täsmäräätälöivät Runsor Expressin reitin.

Runsor Express haastaa oman auton

Runsorin alueeseen ja energiaklusteriin liittyy myös yksi Vaasan kokeiluista, jossa on haettu ratkaisua monessa keskisuuressa kaupungissa tuttuun pulmaan. Miten joukkoliikennettä voi kehittää, jos asutus on pääosin hajaantunut ydinkeskustaa ympäröiville omakoti- ja rivitaloalueille ja iso osa työpaikoista sijaitsee niin ikään kaupungin keskustan ulkopuolella?

Ratkaisu löytyi katsomalla karttaa ja murskaamalla dataa. 

Runsorissa on pienellä alueella 3 600 työpaikkaa ja Gerbyssä taas 13 000 ihmisen nukkumalähiö, josta poikkeuksellisen moni ajaa omalla autolla Runsoriin päivittäin töihin.

Voisiko heistä edes pienen osan houkutella bussin kyytiin, jos tarjolla olisi mahdollisimman suora linja kotoa töihin ja takaisin?

Alustavassa kyselyssä potentiaalisia asiakkaita löytyi lähemmäs 300. Syntyi räätälöity Runsor Express, joka ajaa kolme vuoroa aamulla ja illalla. 

Todellisuudessa kulkijoita on kuitenkin ollut selvästi vähemmän, vain 20–30 kulkijaa päivässä. Parhaimmillaankin matkustajia on ollut vajaat 1 000 kuukaudessa. 

”Uuden linjan vakiintuminen vie yleensä noin pari vuotta ja vaatii jatkuvaa buustaamista. Hankkeesta vastannut ihminen lähti valitettavasti etelään töihin ja linjan markkinoiminen jäi vähän tuuliajolle”, suree yleiskaavoittaja Jaakko Löytynoja, toinen linjan suunnittelijoista. 

Vaasan pitäisi olla hiilineutraali jo tämän vuosikymmenen aikana. Se tarkoittaa, että liikenteeseen pitäisi tavalla tai toisella löytää uusia ratkaisuja. 

Yksi ennakkoluuloton päätös on 12 kaasubussin vuokraaminen suoraan kaupungin nimiin niin, että liikennöimisestä vastaavat yhtiöt voivat vuokrata autot kaupungilta. Busseihin tankataan jätteistä paikallisesti tuotettua biokaasua. 

Runsor Expressin jatko on vielä auki. Yksi mahdollisuus on tehdä reitille pieni lisäkoukkaus toisen ison työpaikkaa-alueen kautta ja katsoa, löytyisikö matkustajia lisää. 

”Omalle autolle pitäisi pystyä jotenkin tarjoamaan järkeviä vaihtoehtoja myös silloin, kun niitä suuria joukkoja ei ole. Siksi kokeilut ovat tärkeitä”, Löytynoja sanoo. 

Lisää aiheesta:

MustRead kutsui lukijoikseen kaikki kunnanjohtajat – kuntien parhaat käytännöt pääsevät parrasvaloihin Tämä toimii! -juttusarjassa

Unohtakaa mammuttijärjestelmät – näin terveydenhuollon digikehitys muuttuu ketteräksi

Terveydenhuollon kehittämisessä digitaalisin keinoin on menossa iso mullistus – kyse ei kuitenkaan ole massiivisista suljetuista it-järjestelmistä vaan aivan muusta. Toimivat lopputulokset vaativat, että it-väen ja palveluntuottajien pitää oppia keskustelemaan toistensa kanssa. Ketterä kehittäminen on edennyt myös koronakriisin aikana, kertovat TietoEVRYn asiantuntijat.

Tämän sisällön mahdollistavat Suomen Kuntaliitto ry ja Kuntarahoitus Oyj.
Lahjoittajat eivät ole vaikuttaneet sisältöön eivätkä MustReadin journalistiseen prosessiin.

Piditkö artikkelista?

Rekisteröidy ja kokeile MustReadia 14 päivää maksutta

Keskustelu

Tätä juttua ei ole vielä kommentoitu.

Jätä kommentti